浅析高校办公室管理信息化建设
因此，在高校信息化建设蓬勃发展的阶段，办公室管理信息化建设无疑承担着不可或缺的重要角色，是高校管理信息系统建设的主要发力点，是顺应时代和自身需求，并对高校整体信息化建设起到良好的带动促进作用。
其一，提升行政效能。智能化与数字化的办公管理信息系统，有效解决了采取手写等传统记录方式工作量大、易出错、不易查询检索等问题，不仅能够存储海量数据，更重要的是，能够实现快速的增删改查，提高行政运转效率。同时，减轻行政工作人员和办事人员的跑腿负担，降低运行成本，无疑是提升学校行政运转效率的核心动力，是强化高校办公室职能的重要措施，也是减轻教职工行政事务压力的有效手段。
其二，促进依法治校。2020年，教育部印发《关于进一步加强高等学校法治工作的意见》，全面深入推进高校依法治校工作，教育法制建设和依法治校的相关措施逐步完善，要求学校进一步落实章程和基本规章制度。然而，往往由于执行意识不强、执行过程监管不严、普通教职工对数量繁多的规章制度掌握不全面等问题，制度建设与制度执行之间还存在一定的差距。办公室管理信息化按照制度要求，依托预先设置好的运转流程、可追溯的审批记录，即能够帮助教职工快速地完成业务办理申请，不必过多地关心审批要求，又能够有效地将制度要求落地，并能够实现全流程监管。
其三，辅助管理决策。随着系统功能的完善，各类信息系统的归集，数据种类的增加，学校运转的各方面数据，都将在系统中实时记录，高校可根据实际工作需要，对数据进行实时监控及分析，及时掌握学校发展现状，及时预警，真正实现数据服务决策。例如，师资信息可生成教师专业结构，为下一步招聘教师的专业方向提供参考；网站招生信息的点击数据可为招生计划指标分配提供依据；图书系统查阅记录可反应师生教学及学习资源需求；甚至，请假信息可预警校园传染病的发生。
高校办公室管理信息化建设存在问题
当前，随着云计算、物联网、大数据、人工智能等新一代信息技术的发展，高校所拥有的数据信息越来越多，可谓是爆炸式增长。在多项相关政策的加持下越来越多高校都在办公室管理信息化建设的基础上，不断优化完善校园信息系统，着力推荐智慧校园建设，建立了校园整体协同统一的数据库、管理系统和应用平台及统一的认证中心。此外，在疫情防控常态化的背景下，远程办公、居家办公、线上授课等需求量大增，也进一步加速了各高校信息化建设的进程。[4]然而，在不断改革创新的过程中，高等学校信息化建设也面临着诸多问题，如何在信息化建设过程中发挥出高校办公室管理优势，进而有效提升数据利用率，便是其中较为突出的问题。
1、尚存为数不少的信息孤岛
历经多年逐步建立起的高校办公室管理工作信息系统，由于建设周期、硬件条件限制、顶层设计水平、工作归口不同等种种原因，导致多个系统独立运转，数据之间无逻辑和物理关联，形成了为数不少的信息孤岛。
我国高校行政管理工作往往分为多个部门、多个院系乃至多个校区，由此引发的信息孤岛效应会导致高校整体信息化建设出现诸多问题。由于信息化建设推进时间节点不同、采用的软硬件设备不同、数据格式标准不同等，校园内也往往会出现如教务系统、党务系统、财务系统、安保系统、车辆管理系统等一座座信息孤岛，这导致高校内部便形成了一道道数字鸿沟，信息之间的交流存在不小障碍，不同部门之间的数据难以汇集，伴随而来的便是多次建设等，容易导致资源浪费等情况。因此在校园信息化建设过程中，作为与其他校内各部门协同均较为紧密的一方，高校办公室管理信息化建设过程便是完成统筹协同，打破这一座座信息孤岛壁垒的关键一环。
2、数据利用率不高
对于不少高校而言，在此前二十余年的信息化建设过程中，许多有价值的信息只是单纯地存储在数据库中，而随着大数据时代的到来，在今后的发展中，如何更高效地利用这些数据，进一步分析整理，会对领导层及时、全面、准确做出决策有很大帮助，与传统的简单搜索浏览，或从数据库中提取不同，更多智能化的数据分析系统及应用将更广泛地服务于高校，如通过云桌面、云计算、人工智能等实现数据的“再加工”，都能够有效提高高校办公室管理水平，进而改善高校的办学质量。
3、缺乏专业的信息化建设人才
高校办公室管理信息化建设离不开全盘分析，这项系统性需要顺应科学技术与时代的发展不断创新，然而在这一过程中如何做好需求分析，最大限度地惠及高校各部门及广大师生，不仅需要学校领导层的强有力支持，也离不开专业信息化建设人才的长远规划和顶层设计。毋庸置疑的是，完成高校信息化建设工作不可能一蹴而就，只有依托于充分详实的前期调研考察，才能更好地在信息化建设中探索创新，只有详尽而又可行性强的方案规划，才能让高校管理者充分理解信息化对高校建设发展的必要性。由于缺少专业信息化建设人才，缺少信息化专业软硬件设备，很难真正有效提升办公室管理工作效能，反而会成为工作中的累赘和形式主义，进而导致智慧校园建设进展缓慢，利用率不高，甚至流于形式。
4、教师信息工作素养欠缺
目前，国内高校仍普遍存在办公室管理人员观念老旧，学习思维僵化，信息化知识不足，无法胜任信息化业务岗位需求，[5]工作效率偏低等问题。部分教职员工受制于传统思想观念，特别是部分年长教职员工，早已习惯于传
其一，提升行政效能。智能化与数字化的办公管理信息系统，有效解决了采取手写等传统记录方式工作量大、易出错、不易查询检索等问题，不仅能够存储海量数据，更重要的是，能够实现快速的增删改查，提高行政运转效率。同时，减轻行政工作人员和办事人员的跑腿负担，降低运行成本，无疑是提升学校行政运转效率的核心动力，是强化高校办公室职能的重要措施，也是减轻教职工行政事务压力的有效手段。
其二，促进依法治校。2020年，教育部印发《关于进一步加强高等学校法治工作的意见》，全面深入推进高校依法治校工作，教育法制建设和依法治校的相关措施逐步完善，要求学校进一步落实章程和基本规章制度。然而，往往由于执行意识不强、执行过程监管不严、普通教职工对数量繁多的规章制度掌握不全面等问题，制度建设与制度执行之间还存在一定的差距。办公室管理信息化按照制度要求，依托预先设置好的运转流程、可追溯的审批记录，即能够帮助教职工快速地完成业务办理申请，不必过多地关心审批要求，又能够有效地将制度要求落地，并能够实现全流程监管。
其三，辅助管理决策。随着系统功能的完善，各类信息系统的归集，数据种类的增加，学校运转的各方面数据，都将在系统中实时记录，高校可根据实际工作需要，对数据进行实时监控及分析，及时掌握学校发展现状，及时预警，真正实现数据服务决策。例如，师资信息可生成教师专业结构，为下一步招聘教师的专业方向提供参考；网站招生信息的点击数据可为招生计划指标分配提供依据；图书系统查阅记录可反应师生教学及学习资源需求；甚至，请假信息可预警校园传染病的发生。
高校办公室管理信息化建设存在问题
当前，随着云计算、物联网、大数据、人工智能等新一代信息技术的发展，高校所拥有的数据信息越来越多，可谓是爆炸式增长。在多项相关政策的加持下越来越多高校都在办公室管理信息化建设的基础上，不断优化完善校园信息系统，着力推荐智慧校园建设，建立了校园整体协同统一的数据库、管理系统和应用平台及统一的认证中心。此外，在疫情防控常态化的背景下，远程办公、居家办公、线上授课等需求量大增，也进一步加速了各高校信息化建设的进程。[4]然而，在不断改革创新的过程中，高等学校信息化建设也面临着诸多问题，如何在信息化建设过程中发挥出高校办公室管理优势，进而有效提升数据利用率，便是其中较为突出的问题。
1、尚存为数不少的信息孤岛
历经多年逐步建立起的高校办公室管理工作信息系统，由于建设周期、硬件条件限制、顶层设计水平、工作归口不同等种种原因，导致多个系统独立运转，数据之间无逻辑和物理关联，形成了为数不少的信息孤岛。
我国高校行政管理工作往往分为多个部门、多个院系乃至多个校区，由此引发的信息孤岛效应会导致高校整体信息化建设出现诸多问题。由于信息化建设推进时间节点不同、采用的软硬件设备不同、数据格式标准不同等，校园内也往往会出现如教务系统、党务系统、财务系统、安保系统、车辆管理系统等一座座信息孤岛，这导致高校内部便形成了一道道数字鸿沟，信息之间的交流存在不小障碍，不同部门之间的数据难以汇集，伴随而来的便是多次建设等，容易导致资源浪费等情况。因此在校园信息化建设过程中，作为与其他校内各部门协同均较为紧密的一方，高校办公室管理信息化建设过程便是完成统筹协同，打破这一座座信息孤岛壁垒的关键一环。
2、数据利用率不高
对于不少高校而言，在此前二十余年的信息化建设过程中，许多有价值的信息只是单纯地存储在数据库中，而随着大数据时代的到来，在今后的发展中，如何更高效地利用这些数据，进一步分析整理，会对领导层及时、全面、准确做出决策有很大帮助，与传统的简单搜索浏览，或从数据库中提取不同，更多智能化的数据分析系统及应用将更广泛地服务于高校，如通过云桌面、云计算、人工智能等实现数据的“再加工”，都能够有效提高高校办公室管理水平，进而改善高校的办学质量。
3、缺乏专业的信息化建设人才
高校办公室管理信息化建设离不开全盘分析，这项系统性需要顺应科学技术与时代的发展不断创新，然而在这一过程中如何做好需求分析，最大限度地惠及高校各部门及广大师生，不仅需要学校领导层的强有力支持，也离不开专业信息化建设人才的长远规划和顶层设计。毋庸置疑的是，完成高校信息化建设工作不可能一蹴而就，只有依托于充分详实的前期调研考察，才能更好地在信息化建设中探索创新，只有详尽而又可行性强的方案规划，才能让高校管理者充分理解信息化对高校建设发展的必要性。由于缺少专业信息化建设人才，缺少信息化专业软硬件设备，很难真正有效提升办公室管理工作效能，反而会成为工作中的累赘和形式主义，进而导致智慧校园建设进展缓慢，利用率不高，甚至流于形式。
4、教师信息工作素养欠缺
目前，国内高校仍普遍存在办公室管理人员观念老旧，学习思维僵化，信息化知识不足，无法胜任信息化业务岗位需求，[5]工作效率偏低等问题。部分教职员工受制于传统思想观念，特别是部分年长教职员工，早已习惯于传